Notizen organisieren: Wie du deine Markenstrategie, Contentideen und Angebote sinnvoll strukturierst

Laut Freunden und Familie bin ich eine ständig sprudelnde Ideen-Maschine. Die Notizen-App ist auch deswegen eines meiner wichtigsten Business-Tools. Ich nutze sie seit vielen Jahren als mein „externes Gedächtnis“. Sie ist u.a. digitales Journal, Ideenfundus, Strategieboard, Contentpool und fungiert in gewisser Weise auch als Delicious Design Brand-Manual.

Ich sammle dort alles, was mir zwischendurch so durch den Kopf geht. Gedanken zu Delicious Design, Ideen für Angebote, Podcast- und Blogthemen, unsere Mission Statements, Formulierungen für meine Brand Voice, Zielgruppenbeschreibungen, Checklisten, Learnings aus Weiterbildungen, technische Infos und alles Mögliche, das mir im täglichen Doing so über den Weg läuft und das ich nicht verlieren möchte.

An Ideen und Geistesblitzen herrscht bei mir kein Mangel.
Genau darin liegt jedoch ein echtes Problem.

Wenn zu viele Notizen einen ausbremsen

Im Laufe der Jahre ist meine Notizenstruktur immer weiter gewachsen. Neue Themen kamen hinzu, alte Bereiche wurden ergänzt, umbenannt oder nochmal ganz neu gedacht. Für manche Informationen gab es mehrere mögliche Ablageorte. Einzelne Notizen existierten doppelt, wichtige Formulierungen in unterschiedlichen Versionen und manche Gedanken waren irgendwo gespeichert, aber nicht mehr auffindbar, wenn ich mal schnell darauf zugreifen wollte.

Irgendwann hat mich das alles mehr überfordert als unterstützt. Mit ADHS und den vielen Ideen, Impulsen und offenen Loops brauche ich eine äußere Struktur, die mein inneres System entlastet. Sonst wird aus einem wertvollen Ideenfundus ziemlich schnell eine zusätzliche Belastung.

Wenn du schon länger in deiner Selbstständigkeit unterwegs bist, dann kennst du das sicher auch: Mit der Zeit sammelt sich eine riesige Menge an wertvollem Material an. Strategische Entscheidungen, Beobachtungen, Erfahrungen, Textschnipsel, Angebote, interessante Kundenfragen und natürlich viele, viele Ideen. Ideen, Gedanken, Erkenntnisse. 

Das kann schnell chaotisch wirken, ist aber wertvolles gewachsenes Material. Nur braucht es halt einen Ort, an dem es sich wieder sinnvoll erschließen lässt, damit man damit arbeiten kann.

Deine Marke braucht ein inneres Zuhause

Wenn wir über Marken sprechen, denken wir meist zuerst an das, was man im Außen davon sehen kann: Logo, Farben, Website, Fotos, Texte oder Social-Media-Auftritt.

Doch hinter jeder Brand liegt eine riesige unsichtbare Ebene. Und da sind die Antworten auf alle wichtigen Fragen zu finden, mit denen du in deinem Business ständig konfrontiert bist:

• Wer bist du als Unternehmer oder Unternehmerin?
• Wofür stehst du?
• Welche Menschen möchtest du erreichen?
• Welche Haltung vertrittst du?
• Wie sprichst du über deine Arbeit?
• Welche Angebote gehören zu deiner Brand und wie hängen sie zusammen?
• Welche Erkenntnisse habst du über deine Kunden gewonnen?
• Welche Themen möchtest du besetzen?

Eine Marke besteht aus sehr viel mehr als dem Design oder einer einmal entwickelten Positionierung. Sie lebt aus Erfahrungen, Beobachtungen, Entscheidungen und Zusammenhängen, die sich über Jahre entwickeln. Wenn dieses Wissen aber über verschiedene Apps, Dokumente, Mailanhänge, Screenshots, Canva-Dateien, Miro-Boards und lose Notizen verstreut ist, kann das Arbeiten am und mit dem eigenen Branding unnötig anstrengend und auch ganz schön herausfordernd sein.

Was oft fehlt, ist eine alltagstaugliche Struktur, die Orientierung gibt, ohne die Marke festzuzurren. Sie nimmt ihr nichts von ihrer Lebendigkeit, schafft aber den Raum, in dem sie sich klarer entwickeln kann. 

Wenn Ideen, Content und Strategie überall verstreut sind

Eine unübersichtliche Ablage kann auch deshalb entstehen, weil es für eine Information mehrere scheinbar logische Orte gibt. Genau an der Stelle bin ich selbst immer wieder ins Schleudern geraten.

Die Idee für einen Newsletter könnte im Ordner „Newsletter“ liegen. Oder bei dem inhaltlichen Thema, zu dem sie gehört. Oder unter „Marketing“. Oder in einer allgemeinen Ideensammlung. Vielleicht auch in einer Notiz zum Angebot, auf das der Newsletter später hinführen soll.

Alles wäre ja irgendwie nachvollziehbar. Nur hilft es mir halt nicht, wenn ich jedes  Mal raten muss, welcher Logik ich dabei gefolgt bin.

Genauso ist es mit all den zentralen Informationen zur Marke an sich: Die Zielgruppenbeschreibung liegt in einem alten Positionierungsdokument, in einem neuen Website-Konzept und zusätzlich in einer Notiz aus dem letzten Strategieprozess. Angebotsideen verteilen sich auf Gesprächsnotizen, Konzeptentwürfen und eine lange Liste mit möglichen Arbeitstiteln. Und die Contentideen leben in der Notizen-App, in Screenshots, gespeicherten Beiträgen, Google Docs und diversen Projektboards …

Das Problem ist hier nicht nur, dass du immer mehr Zeit mit Suchen verbringst. Du verlierst nach und nach auch den verlässlichen Überblick über die eigene Entwicklung. Und damit manchmal auch das Vertrauen in Entscheidungen, die eigentlich längst getroffen waren.

Die wichtigste Frage: Welche Funktion hat diese Information?

Bei dem Projekt, meine Notizen endlich mal neu zu organisieren, ließ ich mich von einer Frage leiten: Was ist die Hauptfunktion dieser Information für mein Business? Also nicht: Wo könnte diese Notiz überall reinpassen? Denn das könnte sie vermutlich an mehreren Stellen. Entscheidend für mich ist jetzt, wofür ich sie in erster Linie nutzen möchte oder brauche.

Ein verbindlicher Positionierungssatz gehört für mich ganz klar in den Bereich „Marke & Unternehmen“. Eine spontane Idee für einen Blogartikel über Positionierung lebt dagegen zunächst im Content-Ordner. Und die fertige Ausarbeitung passiert dann später beim jeweiligen Kanal. Ähnliches Thema, andere Funktion.

Im Folgenden zeige ich dir, wie ich meine Notizen geordnet und strukturiert habe. 

Meine Struktur für Business-Notizen, Markenstrategie und Contentideen

Meine neue Ordnung ist natürlich nicht die ultimative Vorlage, die du genau so übernehmen sollst. Dein Business hat ja andere Schwerpunkte, Arbeitsweisen und vielleicht auch eine völlig andere Komplexität. Aber sie kann dir zeigen, wie sich verschiedene Arten von Informationen sinnvoll voneinander unterscheiden lassen.

1. Marke & Unternehmen

Hier liegt das strategische Fundament meiner Marke.

Dazu gehören unter anderem:

• Markenarchitektur
• Mission und Vision
• Werte und Haltung
• Positionierung
• Zielgruppe
• Brand Voice
• Kernbotschaften
• zentrale Markenformulierungen
• unternehmerische Grundsatzentscheidungen

An der entsprechenden Stelle finden sich bei mir beispielsweise unsere Unternehmenswerte Freiheit, Sinn, Ästhetik und Entwicklung, unsere Haltung, die der Delicious Design-Leitgedanke ausdrückt Excellence meets Soul und eine meiner zentralen Überzeugungen: „Starke Brands entstehen da, wo die innere Wahrheit Form annimmt.“

Auch unsere Zielgruppe, die New Icons, ist natürlich ausführlich beschrieben. Hier ist die Kurzfassung: erfahrene Selbstständige, die schon einiges erlebt, entwickelt und gemeistert haben. Die Erfolge gefeiert, aber auch Krisen überwunden haben. Menschen mit gelebter Kompetenz und dem Wunsch, ihre heutige Identität endlich auch in ihrer Marke sichtbar werden zu lassen.

Unter dem Punkt Positionierung ist festgehalten, dass wir strategische Markenentwicklung, Soulful Brand Coaching und hochwertiges Design als zusammenhängenden Prozess verstehen. Wir begleiten unsere Kundinnen und Kunden sehr eng und persönlich und entwickeln Brands von innen nach außen. Das heißt, wir übersetzen Identität, Erfahrung und Haltung in eine klare Positionierung, eine eigenständige Sprache und einen unverwechselbaren visuellen Ausdruck.

All diese Aussagen, von denen ich dir hier einen kleinen Teil als Beispiel zeige, sind nicht einfach nur hübsche Textschnipsel, die irgendwann mal für eine Website entwickelt wurden und dann in Vergessenheit geraten. Sie gehören zu unserem Markenkern und sind immer die Referenz für Angebote, Kommunikation, Designentscheidungen und überhaupt die Art, wie wir mit Kunden arbeiten. Genau deshalb brauchen sie einen eindeutig definierten Ort, an dem sie sofort abgerufen werden können.

In meinem Fall kommt zu all dem noch eine weitere Ebene hinzu:
Delicious Design als übergeordnete Marke, meine eng damit verknüpfte Personal Brand und die Delicious Design GbR, die ich gemeinsam mit Conny führe.

Diese Bereiche sind voneinander zu unterscheiden, gehören aber trotzdem zusammen. Deswegen wäre es auch nicht passend, drei vollständig getrennte Info-Systeme aufzusetzen. Stattdessen bildet eine klare Markenarchitektur ab, welche Rolle die einzelnen Ebenen haben und wie sie miteinander verbunden sind.

2. Angebote & Produkte

Dieser Bereich ist selbsterklärend, denn hier liegt alles, was wir verkaufen, konkret entwickeln oder als mögliche Idee weiterverfolgen, z.B.:

• Soulful Brand Coaching
• Brand Strategy
• Brand Voice
• Brand- und Webdesign
• digitale Produkte, Onlinekurse
• Preise und Preislogik
• Prozesse und Leistungsumfang
• neue Angebotsideen

Angebote dürfen sich natürlich verändern und mit der eigenen Erfahrung, mit Kundenbedürfnissen und dem Business weiterentwickeln. Trotzdem braucht jedes aktive Angebot eine aktuelle „Master-Version“. In ihr sollte klar festgehalten sein, für wen es gedacht ist, welches Problem es löst, welches geniale Ergebnis es ermöglicht, wie der Prozess aussieht, was enthalten ist und zu welchem Preis es angeboten wird.

Sonst kann es passieren, dass ganz schnell mehrere Varianten derselben Leistung entstehen: eine auf der Website, eine in der Präsentation, eine in einem alten Angebot und eine weitere in irgendeiner Notiz, die eigentlich aktueller wäre. 

3. Marketing & Sichtbarkeit

Hier befindet sich alles, was konkret nach außen gehen soll oder einen bestimmten Kommunikationskanal betrifft:

• Website
• Leadmagnete und Funnel
• Newsletter
• Podcast
• Blog und SEO
• Social Media
• Speaking
• Interviews
• Kooperationen

Der Gamechanger für mich war, diesen Bereich von meiner Content-Bibliothek zu trennen! Denn ein Contentthema und seine konkrete Veröffentlichung sind nicht dasselbe.

In „Marketing & Sichtbarkeit“ liegen die Inhalte, an denen ich gerade ganz konkret für einen bestimmten Kanal arbeite und immer wieder feile: der Newslettertext, das Konzept für die nächste Podcastfolge, der fast fertige Blogartikel oder der vorbereitete Social-Media-Post.

4. Content-Pool

Unter diesem Dach sammle ich konkrete Content-Ideen. Und zwar nach Themen geordnet, nicht nach Plattformen.

Meine Themencluster sind beispielsweise:

• Personal Branding
• Identität und Selbstbild
• Positionierung und Neupositionierung
• Souveräne Sichtbarkeit
• Branding und Design
• Erfahrung und zweite Karriere
• Werte, Sinn und Haltung
• Thought Leadership

Wichtig ist hier: Das ist ein sehr fluides Arbeiten, denn in diesem Content-Ordner lebt lediglich die Idee, die wieder verschwindet, sobald sie umgesetzt wurde. Die konkrete Ausarbeitung findet im jeweiligen Kanal statt.

Ein Beispiel: Meine Idee zum Thema „Brand Gaps“ lag zunächst in diesem Content-Pool. Dort habe ich erste Gedanken, Beobachtungen und mögliche Aussagen dazu notiert. Als daraus später ein Instagram– und LinkedIn-Post wurde, erfolgte die Ausarbeitung im Social-Media-Bereich unter „Marketing & Sichtbarkeit“. Sollte aus demselben Thema irgendwann mal ein Newsletter entstehen, würde das im Newsletterordner passieren. 

Innerhalb dieses Content-Bereichs gibt es noch einen weiteren, für mich wichtigen, Ordner: „Quellen, Studien und Zitate“. Hier sammle ich Impulse von anderen (natürlich immer mit korrekter Quellenangabe), die ich spannend finde, an denen ich weiterdenken möchte und aus denen heraus möglicherweise irgendwann auch wieder Content entstehen könnte.

5. Inspiration & Weiterbildung

Ich bin ja so ein bisschen ein Lern- und Lese-Junkie, deshalb gibt es in meinem System einen eigenen Bereich für Bücher, Kurse, interessante Markenbeispiele, Artikel, Links, Beobachtungen und viele meiner eigenen Notizen aus diversen Fort- und Weiterbildungen.

Allerdings ist mein Ziel, hier nicht nur Links oder Texte zu sammeln, sondern alles mit eigenen Notizen zu ergänzen:

• Was ist daran für mich relevant?
• Was nehme ich daraus mit?
• Was sehe ich kritisch?
• Was könnte ich davon umsetzen und wie?

Früher war dieser Bereich ein reines „Konsumarchiv“, in das ich einmal und nie wieder reingeschaut habe. Jetzt entwickelt es sich mehr und mehr zum eigenen Denkraum. 

6. Wissen, Tools & Technik

Hier sortiere ich praktisches Wissen ein, das ich für meine Arbeit brauche, z.B.:

• Coaching-Methoden und Übungen
• KI-Notizen
• technische Infos und HowTos
• Prozesse für bestimmte Tools

Auch hier hilft wieder die Frage nach der Funktion und – das ist bei diesem Thema ganz besonders wichtig – nach Aktualität und Relevanz.

Notizen organisieren ohne Doppelungen

Wenn du deine Notizen aufräumen und neu organisieren möchtest, ist dieses Prinzip entscheidend: Jede Information braucht einen Heimatort. Das heißt: nicht irgendein Ort, an dem sie theoretisch auch liegen könnte, sondern der eine Ort, an dem ihre Zuordnung am sinnvollsten ist. 

Das bedeutet nicht, dass du Zusammenhänge komplett ignorieren musst. Natürlich kann eine Information für mehrere Bereiche relevant sein. Aber sie sollte einen nachvollziehbar stimmigen Ort haben, in den sie einsortiert wird. Du kannst von anderen Stellen dann immer noch dahin verweisen oder die Notiz verlinken, aber du solltest sie nicht immer wieder kopieren.

Tags können helfen – müssen aber nicht

Du könntest deine einzelnen Notizen zusätzlich auch noch mit Tags versehen. Das kann hilfreich sein, wenn du sehr viele Querverbindungen hast, häufig nach unterschiedlichen Kriterien suchst oder gern mit einer feineren Verschlagwortung arbeitest.

Ich selbst habe mich dagegen entschieden. Denn ich kenne mich und weiß, dass das System dadurch für mich schon wieder zu kleinteilig würde. Ich müsste nicht mehr nur entscheiden, wo eine Notiz hingehört, sondern zusätzlich, welche Begriffe ich dafür verwende, welche Tags bereits existieren und ob ich gerade doch wieder eine neue Variante derselben Kategorie erfinde. Theoretisch wäre es vielleicht noch differenzierter, praktisch würde es mich aber auf jeden Fall eher ausbremsen.

Wohin mit spontanen Notizen und schnellen Ideen?

Ein Großteil meiner Notizen entstehen immer noch zwischendurch und eher so „auf die Schnelle“.

Die sammle ich weiterhin in den übergeordneten „Notizen“. So benennt es die Notizen-App selbst und damit ist einfach der allgemeine Eingang oder die Inbox gemeint. Da schmeiße ich alles rein, was mir so in den Sinn kommt, auffällt, und was ich nicht vergessen will. Der Unterschied zu früher: Jeden Freitag sehe ich diesen Bereich durch. Dann wird alles an der richtigen Stelle einsortiert, auf einen Termin gesetzt – oder gelöscht. Das funktioniert inzwischen sehr gut, denn ich habe mir eine wiederkehrende Aufgabe im Kalender angelegt und sie bisher auch immer ganz brav erledigt.  

Eine Erkenntnis hat mir bei dieser Aufräumaktion ganz besonders geholfen:
Nicht jeder alte Gedanke braucht einen perfekten Platz

Hier kommt die Entlastung: Du musst nicht jede deiner alten Idee prüfen, jede Datei korrekt zuordnen und sämtliche Notizen der letzten zehn Jahre in eine lückenlose neue Ordnung überführen.

Leg doch einfach erstmal die neue Struktur an und ziehe anschließend nur die aktiven, aktuellen und wirklich relevanten Informationen hinein. Der alte Bestand kann vorübergehend auch in einem Übergangsordner bleiben. Das ist nicht verboten und nimmt dir die Sorge, beim Aufräumen etwas Wichtiges zu verlieren. Was du später tatsächlich brauchst, kannst du bei Bedarf nachsortieren.

Das wäre die vernünftige Variante.
Ich selbst bin allerdings etwas radikaler vorgegangen.

Kill your darlings

Für mich war wichtig, wirklich von Grund auf neu zu beginnen. Ich wollte nicht nur ein weiteres Ordnungssystem über eine inzwischen übervolle Sammlung legen. Also habe ich mir keinen gemütlichen Übergangsordner angelegt. Ich habe alte Notizen überflogen und anschließend sehr konsequent gelöscht. Bei den ersten war es noch schwer, dann wurde es immer leichter. Hop oder Top.

Ich habe mir bewusst nicht erlaubt, jede einzelne Notiz vollständig zu lesen. Denn ich kenne mich: Sobald ich wieder tiefer in einen alten Gedanken einsteige, entdecke ich sein mögliches Potenzial, erinnere mich an die ursprüngliche Begeisterung und finde garantiert einen Grund, warum ich ihn irgendwann noch brauchen könnte. Die Betonung liegt hier auf irgendwann. Und das ist genau der Punkt. Denn ich habe diese Notizen offensichtlich bisher nicht verwendet. Wie groß ist also die Chance, dass ich das jetzt tun werde? Eben. 

Mein Ziel war nicht, möglichst viel zu „retten“, mein Ziel war Überblick. Das ist es, was ich dringend brauche und was mich wirklich entspannt. 

Eine Notiz durfte bleiben, wenn ich mir sicher war, dass ich das Thema in absehbarer Zeit angehen, umsetzen oder zu Content verarbeiten würde. Alles andere musste gehen. Und somit halt auch einige meiner „Darling“-Ideen, die mal so, so toll waren. Materialien, die vielleicht irgendwann nochmal interessant geworden wären. Gedanken, mit denen ich mich theoretisch irgendwann hätte beschäftigen können. Projektfragmente, die irgendwann mal umgesetzt werden könnten.

Irgendwann ist aber kein besonders hilfreiches Ordnungskriterium. 

Diese Radikalität muss nicht zu dir passen. Vielleicht brauchst du die Sicherheit eines Archivs oder einen klar begrenzten Übergangsordner. Entscheidend ist, dass dein neues System nicht schon am ersten Tag wieder vom gesamten „Gewicht“ der Vergangenheit überrollt wird.

Ein Markenraum ist mehr als eine gut sortierte Ablage

Unsere Delicious-Design-Kunden haben übrigens Glück! Wir achten von Anfang an sehr darauf, dass ihre Marke nicht irgendwann zwischen Mailanhängen, Canva-Links, alten Dateien und losen Gedanken verschwindet. Sie erhalten von uns ihr individuelles Branding-Booklet, in dem wir zentrale Bestandteile zum Look & Feel festhalten: Markenessenz, Haupt- und Submarken, Icons, Farben, Schriften, Bildsprache. Außerdem bekommt jede Kundin einen geschützten und gut organisierten Space in unserer Cloud. Dort findet sie während und nach Abschluss ihres Projektes alle Dateien, Markenelemente, Bilder und Unterlagen übersichtlich strukturiert und dauerhaft zugänglich vor. Ein echtes Zuhause für ihre Marke eben. Zentral, sinnvoll geordnet und von überall erreichbar.

Hat deine Marke bereits ein Zuhause?

Vielleicht hast du ja jetzt Lust, dir selbst einen solchen Ort zu schaffen, an dem alle wichtigen Informationen zu deiner eigenen Marke zusammenlaufen. Du hast ja gesehen, dabei geht es weniger um ein kompliziertes System, sondern darum, zu wissen, wo dein aktueller Positionierungssatz liegt. Welche Formulierungen verbindlich sind. Wo du die Painpoints deiner Zielgruppe findest. Welcher Ideenschatz in der Content-Pipeline steckt.  

Deine Marke sollte kein loses Puzzle sein, das du bei jeder neuen Landingpage, jedem Angebot und jedem Newsletter wieder mühsam zusammensetzen musst. Sie braucht so was wie ein verlässliches Gedächtnis. Und sie braucht einen Ort, an dem dieses Gedächtnis zugänglich bleibt.

Vielleicht sammelst du alle zentralen Infos zu deiner Brand wie ich in einer einfachen Notizen-App. Vielleicht in Notion, Google Drive, Miro, Evernote … Oder in einer Kombination aus allem. Das konkrete Tool ist nicht entscheidend, denn bei unklarer Logik hilft dir selbst das allerbeste nicht. Ein sehr schlichtes System kann wunderbar funktionieren, wenn du verstehst, welche Information welche Aufgabe erfüllt.

Es muss also überhaupt nicht perfekt sein. Aber es sollte dich bestmöglich unterstützen und es dir erleichtern, die Möglichkeiten deiner Marke voll und ganz auszuspielen.