Ich mag das Wort Zeitmanagement nicht besonders. Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell. Darüber hinaus ist sie das demokratischste Gut auf der Welt. Jeder Mensch hat 24 Stunden davon. Und das jeden Tag.
Wenn wir uns also mehr davon wünschen (und wer täte das nicht?), dann müssen wir wohl woanders ansetzen. Zunächst mal an dem Glaubenssatz, dass längere Arbeitszeiten ganz automatisch zu größerem Erfolg führen. Dem ist laut einer relativ aktuellen Studie aus dem Jahr 2014 jedoch nicht so. Erstaunlicherweise scheint das Gegenteil der Fall zu sein.
Müssen wir also vielleicht an einer anderen Schraube drehen? Geht es eventuell vielmehr darum, intelligenter zu arbeiten statt immer mehr und härter?
Auch für mich ist Zeit, beziehungsweise das Fehlen derselben, immer Thema. Und auch ich besitze leider nicht den einen Zauberschlüssel zur Lösung des Problems oder den Trank für die wundersame Vermehrung meiner Zeit. Aber ich probiere vieles aus und habe im Laufe der Jahre ein paar Strategien zusammengetragen, die für mich ganz gut funktionieren:
Intelligenter Arbeiten – 7 erprobte Strategien
1. Optische Ruhe
Ich persönlich brauche einen freien Schreibtisch mit Platz zum Arbeiten. Ja, das hört sich so lapidar an, aber es ist ein mächtiger Tipp, glaub’ mir. Ich weiß nicht, wo das charmante Bild vom kreativen Chaos herkommt, aber für mich, und ganz sicher bin ich ein kreativer Geist, erstickt ein überfüllter, zugemüllter Arbeitsplatz jegliche Kreativität im Keim.
Also: Aufräumen und Raum schaffen
2. Planung
Ich rede nicht davon, jedes kleinste Detail akribisch festzulegen. Wichtig ist jedoch, alle Aufgaben aufzuschreiben und die Zeit dafür abzuschätzen. Was ich schriftlich festgehalten habe, schwirrt mir nicht mehr belastend im Kopf herum. Der ist dann wieder frei für seine Hauptaufgabe, nämlich richtig gute Ideen und Lösungen für meine Kundinnen zu entwickeln.
Ein Tag hat 24 Stunden, Ein Arbeitstag ein paar weniger. Sich immerzu mehr Aufgaben vorzunehmen, als realistisch bewältigt werden können, stresst. Niemandem ist damit gedient.
Also: Realistisch planen
3. Konzentration
Wenn ich mit einer wirklich wichtigen Aufgabe zugange bin, ist mein E-Mail Programm geschlossen, das Telefon stumm geschaltet und selbstverständlich ist keines der sozialen Netzwerke offen. Muss ich immer erreichbar sein? Ganz sicher nicht. Ich rufe zurück und E-Mails werden auch nicht so schnell schlecht.
Also: Ablenkungsfreie Zone schaffen
4. 80/20-Regel
So oft zitiert, so wahr und so häufig missachtet: Das Paretoprinzip lässt sich eigentlich auf jeden Lebensbereich anwenden. Auf die Arbeit bezogen heißt es, dass tatsächlich nur 20% der Dingen, die wir tun, wirklich Einfluss auf den Erfolg haben. Mit 20% Engagement erreichen wir also 80% unserer Ergebnisse. Wow.
Also: Konzentration auf die wesentlichen Dinge (die befinden sich übrigens meist die in der Schnittmenge von größtem Gewinn und größter Freude).
5. Systeme
An diesem wichtigen Punkt arbeite ich gerade. Wiederkehrende Arbeitsabläufe sind nämlich oft sehr gut zu automatisieren. Ich werde mir eine kleine Sammlung an Textbausteinen für E-Mails mit ähnlichem Inhalt anlegen und plane auf meiner Website einen FAQ-Bereich zu verschiedenen Themen.
Angebote und Rechnungen erstelle ich mit der Software Grand Total, was super funktioniert und eine große Zeitersparnis für mich bedeutet.
Also: Das Rad nicht immer wieder neu erfinden, sondern auf bereits erprobte Abläufe zurückgreifen
6. Delegieren
Gerade am Anfang der Selbstständigkeit glaubt man, wirklich alles selbst machen zu müssen. Ich bin die erste, die hier die Hand hebt. Ich bin Designerin. Natürlich gestalte ich mein eigenes Logo, meine Geschäftsausstattung und meine Website. Ich schreibe gerne. Natürlich verfasse ich meine Texte selbst. Ich liebe es, zu fotografieren. Und so stammen alle Fotos auf dieser Website natürlich von mir*. Aber man kann mich jagen mit Zahlen, jeglicher Art von Tabellen und ganz besonders mit Buchführung. Mein Steuerberater ist klasse. Ihn zu engagieren, war und ist eine richtig gute Investition.
*Haha, just für diesen Post habe ich zum ersten Mal kein eigenes Foto als Beitragsbild verwendet. Das schöne Bild oben stammt von unsplash. Der Fotograf heißt Jeff Sheldon.
Also: Um (professionelle) Hilfe bitten
7. Pausen
Dieser Punkt gehört eigentlich ganz an den Anfang dieser Aufzählung. Ich habe lange unterschätzt, welch positive Auswirkungen Pausen auf meine Produktivität haben.
Also: immer wieder Pausen einlegen, Aufstehen, das Fenster aufmachen, sich dehnen und strecken. Eine frische Tasse Tee oder Kaffee holen, sich kurz mit etwas ganz anderem beschäftigen. Ein kleiner Spaziergang kann Wunder bewirken.
Fazit: Wenn ich diese Punkte beachte und somit gut für mich sorge, fällt es mir viel leichter, richtig gute Arbeit zu machen. Und das in weit weniger Zeit.
Welchen dieser Tipps findest Du am hilfreichsten? Was machst Du, um nicht immer mehr und härter, sondern smarter zu arbeiten? Ich bin gespannt auf Deinen Kommentar! Und falls Du jemanden kennst, für den der Artikel eventuell hilfreich sein könnte, freue mich mich, wenn Du ihn teilst.
Foto: Jeff Sheldon, www.unsplash.com
